KEKUATAN PEGAWAI

KEKUATAN PEGAWAI

Syafrudin, SKM, M.Kes.

I.                   PENDAHULUAN

Sumber daya manusia merupakan salah satu faktor yang menjadi modal utama dalam suatu organisasi dan mempunyai jiwa komplek/sangat pelik untuk dipahami. Oleh karena itu sumber daya manusia perlu dikelola secara profesional agar terwujud keseimbangan antara kebutuhan pegawai dengan tuntutan dan kemampuan organisasi. Keseimbangan tersebut merupakan kunci utama organisasi agar dapat berkembang secara produktif dan wajar.

Kekuatan pegawai dalam sebuah lembaga atau perusahaan sangat penting posisinya dalam mengembangkan kemajuan perusahaan atau lembaga. Kekuatan itu bisa diperoleh dari dalam diri pegawai ataupun di peroleh dari hasil pengembangan dalam perusahaan,karena staf dari suatu institusi perlu didorong agar kompeten dalam melaksanakan tugas mereka. Untuk pengembangan staf sebagai sebuah kekuatan pegawai diperlukan sebuah rencana institusional dan sebuah proses analisis kebutuhann agar institusi itu mampu bertahan dalam dunia persaingan yang sangat kompetitif serta menghasilkan produk unggulan dengan reputasi yang positif, menarik dan mampu memberi  kepuasan kepada  konsumen

Dengan makalah yang singkat ini, diharapkan sebuah institusi khususnya institusi pendidikan akan mampu mengaplikasikan cara-cara yang sesuai dengan metode pengembangan mutu produk melalui kekuatan pegawai yang sinergis sebagai modal dasar dalam memberi pelayanan terhadap konsumen sekaligus untuk mencapai tujuan jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang institusi yang telah ditetapkan sebelumnya

Dengan penuh kesadaran akan kekurangan dan kelemahan sajian ini, kami mengharapkan beberapa sumbang saran dari rekan-rekan kelompok lain secara umum dan secara khusus dari Bapak dosen pembimbing mata kuliah Manajemen Mutu Pendidikan, agar kiranya dapat memberikan manfaat yang maksimal bagi peningkatan dan pengembangan wawasan keilmuan, pengembangan mutu produk dalam bidang pendidikan serta kekuatan yang potensial bagi para pegawai bahkan  bagi berbagai pihak/pelanggan yang membutuhkannya

II. PEMBAHASAN

 1. Pengertian Kekuatan Pegawai

      Berbicara mengenai kekuatan pegawai dalam konteks ini lebih mengarah kepada kekuatan pegawai untuk peningkatan standar mutu pendidikan. Peningkatan standar mutu pendidikan melalui kekuatan pegawai dimaksud sesungguhnya  merupakan uji kekuatan dan kelemahan secara internal institusi yang selalu akan berhadapan langsung dengan beberapa kondisi eksternal seperti peluang dan persaingan dengan institusi lain Persaingan yang timbul harus segera ditangani dengan baik, karena jika tidak akan  terus mengancam eksistensi kekuatan yang dimikiki

      Potensi-potensi dasar yang telah tertanam dalam diri masing-masing pegawai maupun potensi pengembangan melalui pendidikan, latihan serta berdasarkan pengalaman sendiri/orang lain dapat dijadikan sebagai modal yang kuat bagi masing-masing institusi dalam mengikuti kompetisi/persaingan yang semakin ketat saat ini

      Seberapa efektif performa institusi yang layak untuk meningkatkan mutu produk (dalam hal ini adalah jasa pendidikan ) adalah sangat ditentukan oleh kekuatan  pegawai secara internal dan membutuhkan pertimbangan-pertimbangan yang matang dari berbagai sumber secara eksternal

      Dari sudut pandang pengelolaan institusi pendidikan, seperti sekolah, dapat kita lihat bagaimana empat komponen yang saling mempengaruhi dalam analisis SWOT berikut.

      SWOT adalah singkatan dari Strengths, Weaknesses, Opportunities, dan Threats yakni Kekuatan dan Kelemahan secara internal, serta Peluang dan Ancaman secara eksternal. Analisis SWOT sudah menjadi alat yang umum digunakan dalam perencanaan strategis pendidikan, namun ia tetap merupakan alat yang efektif dalam menempatkan potensi institusi yang sekaligus sebenarnya juga merupakan hakekat kekuatan pegawai. Tujuan pengujian ini adalah untuk memaksimalkan kekuatan, meminimalkan kelemahan, mereduksi ancaman dan membangun peluang

      Jika pengujian tersebut dipadukan dengan pengujian misi dan nilai, maka akan ditemukan sebuah identitas institusi yang berbeda dari para pesaingnya

      Berani tampil beda merupakan suatu faktor penting bagi sebuah kesuksesan dalam arti perbedaan mutu produk yang lebih unggul dan menjadi sebuah peristiwa kunci yang dapat memberikan kepuasan terhadap konsumen/pelanggan institusi

      Faktor-faktor penting yang dapat menjadi kesuksesan internal sebagai wujud dari kekuatan kerja pegawai ( kerja tim ) di institusi pendidikan atau sekolah misalnya akan dapat berupa :

Ø  Sistem penerimaan personil yang mudah (akses terhadap institusi)

Ø  Bentuk pembelajaran yang memenuhi kebutuhan pelajar

Ø  Tim kerja yang berfungsi secara tepat

Ø  Meningkatnya minat masyarakat terhadap institusi

Ø  Berkembangnya nilai-nilai sosial, personal, kultural dan etika dalam diri pelajar

Ø  Meningkatnya disiplin dan strategi pembelajaran yang diterapkan

Ø  Terlibatnya mayoritas staf dalam tim peningkatan

Ø  Meningkatnya kemajuan hubungan dengan dunia usaha dan dunia industri/perdagangan

Untuk dapat mengetahui lebih lanjut tentang kekuatan pegawai maka berikut ini akan dibahas hakekat yang mendasari konstruksi pengembangan mutu melalui sinergitas personil yang sering kita kenal dengan sebutan ”team work” atau kejasama tim. Peningkatan mutu digerakkan oleh sekelompok tim yang didesain untuk menyelesaikan masalah, meningkatkan proses yang sudah ada atau bahkan merancang sebuah proses baru yang lebih menarik

 2. Tim sebagai dasar bangunan mutu produk 

Sebagaimana kita ketahui, sebuah sinergi tim kerja yang harmonis yang merupakan hakekat kekuatan pegawai dibutuhkan dalam upaya meningkatkan mutu. Peningkatan mutu itu sendiri merupakan sebuah kerja keras tim yang harus mendapatkan dukungan semua pihak   Gabungan staf akademik dan staf non akademik dalam sebuah tim memiliki sebuah peranpenting yang harus mereka mainkan. Namun demikian sebuah tim tidaklah muncul begitu saja, menjadi bagian dari sebuah tim bukanlah sebuah fungsi alami manusia ; hal itu harus dipelajari dan dikondisikan, karena tim merupakan kumpulan individu yang memiliki perbedaan kepribadian, ide, kekuatan, kelemahan, tingkat antusiasme dan kebutuhan terhadap kerjanya masing-masing. Tim sama dengan orang yang pada umumnya membutuhkan pemeliharaan dan pengawasan agar ia dapat berfungsi dengan baik sehingga mampu pula memberikan yang terbaik. Konstribusi mereka harus selalu mendaptkan apresiasi yang selayaknya

Ketika para anggota tim mulai menyadari skala tugas ke depan, dan mereka bereaksi negatif pada tantangan-tantangan yang datang dengan menempatkan agenda-agenda personal masing-masing, maka permusuhan interpersonal kemungkinan besar akan muncul. Dengan demikian konflik yang muncul pada situasi seperti ini harus segera ditangani, dikelola dengan baik sehingga masing-masing anggota dapat saling memahami satu sama lain sebagai satu kekuatan yang sinergis Kekuatan tim akan muncul ketika anggota tim telah dapat keluar dari perbedaan.

Membawa perbedaan itu ke dalam suatu ajang diskusi yang terarah, sehingga akan menjadi suatu kekuatan  yang positif dan mampu mengilhami munculnya sumber-sumber perubahan yang dapat meningkatkan produktifitas kerja. Konflik atau perbedaan pendapat juga dapat diarahkan untuk percepatan perbaikan kualitas keputusan organisasi, membuka cakrawala baru yang sebelumnya terpendam, memotivasi orang untuk saling menghargaiposisi satu sama lainnya, serta mendorong orang untuk melakukan suatu pertimbangan akan gagasan baru yang dapat memfasilitasi perubahan peraikan mutu yang lebih baik, menentukan metode kerja baru serta mampu meningkatkan proses kerjasama. Perbedaan pendapat atau konflik yang muncul dalam sebuah tim kerja  tersebut dapat membangun sebuah identitas dan meningkatkan rasa kepemilikan bagi diri masing-masing  terhadap proses kerja yang dilakukan

Dengan demikian tampak secara nyata bahwa kekuatan dasar yang sangat menentukan konstruksi pengembangan mutu produk pada sebuah institusi terletak pada kim kerja yang disebut dengan ”kekuatan pegawai”

  3. Kekuatan pegawai yang efektif

Faktor penting dalam keberhasilan kinerja suatu organisasai adalah adanya pegawai yang mempunyai kemampuan dalam bekerja. Faktor kemampuan kerja pegawai dapat dilihat dari pengetahuan dan keterampilan yang dimilikinya, sehingga nantinya dapat diharapkan suatu hasil kerja yang memuaskan. Pada kenyataannya, tidak semua pegawai mempunyai pengetahuan dan keterampilan sesuai dengan harapan organisasi.

Di samping itu faktor penting lainnya adalah adanya motivasi kerja yang tinggi dari pegawai dalam bekerja. Terdapat tiga faktor karakteristik yang mempengaruhi timbulnya motivasi pegawai yaitu karakteristik individu, karakteristik pekerjaan dan karakteristik situasi kerja.

Ukuran efektifitas kekuatan pegawai harus jelas karena sangat menentukan keberhasilan operasional di lapangan. Walaupun tidak ada resep khusus yang menjamin kesuksesan sebuah tim, namun untuk mengupayakan agar penggunaan metode/pendekatan kerja, peralatan dan teknis kerja yang tepat guna, beberapa poin penting berikut perlu mendapat perhatian khusus, yakni :

1. Sebuah tim membutuhkan peran anggota yang telah diidentifikasi dan didefenisikan dengan jelas
2. Tim membutuhkan tujuan yang jelas
3. Tim membutuhkan sumber daya dasar untuk beroperasi
4. Tim mengetahui tanggung jawab dan batas-batas otoritasnya
5. Tim memerlukan rencana kerja yang jelas
6. Tim memerlukan seperangkat aturan kerja yang jelas
7. Tim perlu menggunakan peralatan yang tepat untuk mengatasi masalah dan menemukan solusi masalah
8. Tim perlu mengembangkan sikap tim yang baik dan bermanfaat

Beberapa hal yang secara ideal harus dilakukan oleh seluruh anggota tim sebagai wujud dari kekuatan untuk melakukan suatu perubahan diperlukan dukungan dan kerja sama dari seluruh sumber daya manusia yang dimiliki, mampu memahami arti pentingnya suatu perubahan dan tentunya mampu pula melakukan perubahan itu sendiri. Kekuatan yang efektif juga dapat berupa kemampuan organisasi atau kerjasama tim dalam meminimalkan pengorbanan tetapitetap mampu memaksimalkan manfaat. Setelah itu dapat dikaji mengenai jenis-jenis perubahan seperti perubahan sumber daya manusia, perubahan organisasional dan perubahan budaya organisasi    Dalam hal ini tim harus mampu menggerakkan organisasi untuk menentukan arah kebijakan dan strategi yang harus ditempuh dalam rangka menciptakan perubahan ke arah yang lebih maju, maka kegiatan yang akan dilakukan sebaiknya harus  mencakup kemampuan untuk :

v  Melakukan diskusi/musyawarah untuk mufakat

v  Mencari informasi dan opini

v  Mengusulkan prosedur pencapaian tujuan

v  Menjelaskan/menguraikan gagasan

v  Menyimpulkan

v  Meluruskan penyimpangan informasi

v  Berkompromi dan berkreasi mengatasi perbedaan yang menimbulkan permasalahan

v  Mengurangi ketegangan ketika terjadi masalah yang cukup rumit

v  Mengekspresikan perasaan kelompok

v  Merujuk kepada dokumentasi dan data

v  Koreksi diri, dan mampu menerima komplain dari orang lain

Di samping itu upaya lain yang dapat dilaksanakan dalam upaya peningkatan kompetensi pegawai adalah melalui Gugus Kendali Mutu (GKM) yang merupakan salah satu konsep yang cukup ampuh untuk menanggapi dan memanfaatkan adanya kebutuhan dasar kejiwaan, dorongan dan semangat kerja pegawai. Pada hakekatnya Gugus Kendali Mutu adalah sekelompok pegawai dari suatu organisasi tertentu yang mengadakan pertemuan secara tertib dan teratur dalam rangka menemukan, mengkaji dan mencari berbagai cara untuk memecahkan permasalahan yang ada.

  4. Kinerja dan TQM

Kinerja tim merupakan masalah yang cukup penting dalam mendorong anggota organisasi agar bekerja secara efektif. Jika seorang atasan ingin mempengaruhi perilaku kerja dan kinerja pegawainya, seorang atasan harus memamahi motivasi dan faktor faktor yang mempengaruhi motivasi pegawai.

Teori pengharapan memberikan petunjuk yang lebih lengkap kapada para atasan tentang jenis pegawai yang pantas dipekerjakan.

Terdapat sejumlah implikasi bagi para atasan yang membawahi sekelompok pegawai dan yang peduli dengan masalah bagaimana memotivasi agar berkinerja baik. Karena perilaku merupakan kombinasi kekuatan pegawai yang berasal dari dalam individu dan lingkungannya.

Melalui konsep konsep Total Quality Management ( TQM ), yaitu melakukan peningkatan kinerja terus menerus profitabilitas dan pertumbuhan.

TQM adalah penerapan metode kuantitaif dan pengetahuan kemanusian untuk memperbaiki material dan jasa yang menjadi masukan organisasi, memperbaiki semua proses penting dalam organisasi, dan memperbaiki upaya guna memenuhi kebutuhan para pemakai produk dan jasa pada masa kini dan diwaktu yang akan datang. Total disini mempunyai konotasi seluruh sistem yaitu seluruh proses, seluruh personil termasuk pemakai produk, jasa. Quality berarti karakteristik yang memenuhi kebutuhan pemakai, sedangkan Management mengandung arti proses komunukasi vertikal dan horisontal, top down dan bottom up, guna mencapai mutu dan produktivitas.

Organisai yang melaksanakan TQM mempunyai ciri ciri  :

1. Memusatkan perhatian pada upaya untuk memuaskan customer
2. Melakukan perbaikan berkelanjutan dan jangka pendek dalam selurih proses dan output organisasi.
3. Mengambil langkah langkah untuk melibatkan seluruh karyawan dalam upaya memperbaiki mutu. Inilah tugas prinsip TQM untuk memaksimalkan kepuasan pelanggan.

TQM mengimplementasikan pada prioritas pertama perlu dilakukan pendidikan dan pelatihan yang sistematik bagi seluruh personil organisasi sesuai dengan kebutuhan tiap tingkat dalam organisasi.

Dengan pendidikan dan pelatihan dapatlah dibentuk kelompok tenaga yang memiliki kemuan dan kemampuan untuk mengimplementasikan TQM.

Melalui tim peningkatan kualitas ( Total Quality Improvement Team ) yang mampu memberikan kepuasan terus menerus melalui inovasi nilai membutuhkan orang orang profesional dalam organisasi itu.

Pengembangan Staf memerlukan sebuah rencana institusional dan sebuah proses analisis kebutuhan seperti sistem monitoring dan evaluasi terhadap efektifitas program pelatihan jangka pendek atau panjang.

 5. Mengembangkan kekuatan Pegawai

Beberapa alasan dalam pengembangan kekuatan pegawai adalah :

1. untuk menciptakan kemampuan kompetensi SDM

* SDM yang memilii bakat manajerial dengan pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang tinggi untuk mengusai perkembangan teknologi.

2. Mengelola diversitas tenaga kerja untuk meraih keunggulan kompetitif

* didalam perusahaan terdiri dari pegai yang mempunyai perbedaan individu (latar belakang demografi, sosial ekonomi, nasionalisme dll)

3.Untuk meraih keunggulan kompetitif

* dengan cara meningkatkan keahlian dan ketrampilan untuk mempersiapkan SDM dalam promosi jabatan maupun dalam pemecahan masalah.

4. Untuk menghadapi Globalisasi

*  Di era globalisasi semakin besar tantangan persaingan baik bagi seorang pegawai maupun sebuah perusahaan atau sebuah sekolah, karena perkembangan teknologi yang begitu cepat. Sehingga diperlukan persiapan, antisipasi dan pengembangan dalam rangka mencapai tujuan mutu yang diinginkan.

Salah satu persiapan yang penting dilakukan dalam rangka mengantisipasi dan menghadapi persaingan dimaksud adalah dengan melakukan perubahan. Melakukan pencairan terhadap pola perilaku lama yang   cenderung mempertahankan status quo, diubah dengan pola pikir baru yang dapat berkembang secara dinamis mengikuti alur kompetisi global bersama dengan instansi/pesaing-pesaing lainnya

II.                KESIMPULAN

Sumber daya manusia merupakan salah satu faktor yang menjadi modal utama dalam suatu organisasi dan mempunyai jiwa komplek/sangat pelik untuk dipahami. Oleh karena itu sumber daya manusia perlu dikelola secara profesional agar terwujud keseimbangan antara kebutuhan pegawai dengan tuntutan dan kemampuan organisasi.

Untuk mencapai kekuatan yang sesungguhnya, menjadi exellence atau unggul dalam era global yang sangat kompetitif dewasa ini, diperlukan peranan orang-orang atau pegawai yang handal dalam bentuk tim kerja yang mampu bekerjasama dengan menggunakan potensi-potensi dasar yang telah dimiliki maupun yang didapat dari hasil pelatihan pembelajaran bahkan dari hasil mempelajari kelemahan/kegagalan  orang lain

Untuk mencapai keunggulan, kita harus bekerja keras meningkatkan potensi diri, membangun kekuatan dan mengembangkan kualitas pribadi yang menjadi kunci dalam mencapai prestasi yang lebih baik

Kekuatan pegawai yang sesungguhnya adalah suatu bentuk kerjasama  tim yang sinergis dalam rangka menciptakan dan meningkatkan mutu produk    

Kekuatan pegawai bukanlah sesuatu yang dapat diperoleh dengan mudah, melainkan sesuatu proses kerja yang cukup rumit dan tidak luput dari ancaman perbedaan pendapat/ konflik.

 Namun demikian, perbedaan pendapat/konflik yang muncul jika  dikelola dengan baik dengan kekuatan proses kerjasama, kekuatan tujuan yang sama pula akan dapat   membuka suatu cara/gagasan baru untuk suatu perubahan ke arah yang lebih baik, yakni perubahan mutu produk yang dapat memberi daya tarik tersendiri bahkan akan menjadi kepuasan terhadap para pelanggan/konsumen.

Dengan terciptanya kekuatan kerjasama tim yang sinergis, sesungguhnya telah tercipta pula kekuatan instansi sebagai wadah dalam sebuah proses panjang untuk meningkatkan mutu produk dan sekaligus dapat menjamin eksistensi instansi dalam peranannya sebagai salah satu kompetitor untuk memenangkan kompetisi di ajang persaingan global