Struktur Organisasi dan Pembagian Tugas

 

MATERI KULIAH

MANAJEMEN PROMOSI KESEHATAN

Topik: Struktur Organisasi dan Pembagian Tugas

Dr. Safrudin, SKM, M.Kes.

 

A. Capaian Pembelajaran

Setelah mengikuti pembelajaran, mahasiswa diharapkan mampu:

1. Menjelaskan pengertian dan fungsi struktur organisasi dalam manajemen promosi kesehatan.
2. Mengidentifikasi unsur-unsur struktur organisasi.
3. Menjelaskan prinsip pembagian tugas, wewenang, tanggung jawab, dan koordinasi.
4. Menganalisis kesesuaian struktur organisasi dengan tujuan program promosi kesehatan.
5. Menyusun struktur organisasi sederhana untuk suatu program promosi kesehatan.
6. Menetapkan pembagian tugas dan tanggung jawab anggota tim berdasarkan kompetensi.

 

I. KONSEP DASAR STRUKTUR ORGANISASI

1. Pengertian organisasi

Organisasi adalah suatu wadah kerja sama antara dua orang atau lebih yang memiliki tujuan tertentu, dengan pembagian tugas, wewenang, tanggung jawab, dan mekanisme koordinasi yang terstruktur.

Dalam promosi kesehatan, organisasi diperlukan karena kegiatan promosi kesehatan hampir selalu melibatkan berbagai profesi, sektor, kelompok masyarakat, dan pemangku kepentingan.

Contoh:

Program pencegahan DBD di kelurahan tidak cukup dilakukan oleh petugas promosi kesehatan saja. Program dapat melibatkan:

1. Puskesmas;
2. Lurah;
3. Kader Kesehatan;
4. RT/RW;
5. Sekolah;
6. PKK;
7. Tokoh Masyarakat;
8. Tokoh Agama;
9. Kelompok Pemuda;
10. Dinas Kesehatan;
11. Masyarakat.

Tanpa pembagian tugas yang jelas, program mudah mengalami tumpang tindih pekerjaan, saling menunggu, atau justru ada pekerjaan penting yang tidak dikerjakan.

 

II. PENGERTIAN STRUKTUR ORGANISASI

Struktur organisasi adalah susunan formal yang menggambarkan hubungan antara individu atau unit kerja dalam suatu organisasi, termasuk:

1. Posisi;
2. Tugas;
3. Tanggung Jawab;
4. Wewenang;
5. Hubungan Kerja;
6. Koordinasi;
7. Pelaporan.

Secara sederhana:

Struktur organisasi menjawab pertanyaan: siapa melakukan apa, memiliki kewenangan apa, bertanggung jawab kepada siapa, dan berkoordinasi dengan siapa?

Contoh sederhana

Program Promosi Kesehatan Pencegahan DBD:

 

                    PENANGGUNG JAWAB

                    Kepala Puskesmas

                           │

                    KETUA PROGRAM

                    Promotor Kesehatan

                           │

          ┌────────────────┼────────────────┐

          │                                             │                                              │

       Edukasi                                  Kader                               Surveilans

          │                                             │                                              │

      Penyuluhan                       PSN 3M Plus                           Data DBD

          │                                             │                                              │

          └────────────────┼────────────────┘

                                                          │

                                                   Masyarakat

Struktur tersebut menunjukkan hierarki, koordinasi, dan pembagian fungsi.

 

III. MENGAPA STRUKTUR ORGANISASI PENTING?

Struktur organisasi memiliki beberapa fungsi utama.

1. Memperjelas tugas

Setiap anggota mengetahui apa yang harus dilakukan.

2. Memperjelas tanggung jawab

Setiap kegiatan mempunyai pihak yang bertanggung jawab.

3. Memperjelas wewenang

Anggota mengetahui keputusan apa yang dapat dibuat dan keputusan apa yang harus dikonsultasikan.

4. Menghindari tumpang tindih

Dua orang tidak mengerjakan pekerjaan yang sama sementara pekerjaan lain tidak dikerjakan.

5. Mempermudah koordinasi

Anggota mengetahui kepada siapa harus berkomunikasi.

6. Mempermudah pengawasan

Pimpinan dapat memantau pencapaian setiap bagian.

7. Meningkatkan efektivitas program

Sumber daya manusia dapat digunakan sesuai kompetensinya.

 

 

IV. UNSUR-UNSUR STRUKTUR ORGANISASI

1. Pembagian kerja

Pekerjaan dibagi berdasarkan fungsi dan kompetensi.

Contoh:

Fungsi	Pelaksana
Edukasi	Promotor kesehatan
Pengumpulan data	Petugas surveilans
Media	Tim media
Mobilisasi masyarakat	Kader
Evaluasi	Tim monitoring
Administrasi	Sekretariat

 

2. Wewenang

Wewenang adalah hak formal seseorang untuk mengambil keputusan atau memberikan instruksi dalam batas tugasnya.

Contoh:

Ketua tim memiliki kewenangan:

1. Mengoordinasikan Anggota;
2. Membagi Tugas;
3. Memimpin Rapat;
4. Menetapkan Jadwal Kegiatan Sesuai Mandat;
5. Melaporkan Hasil Program Kepada Penanggung Jawab.

 

3. Tanggung jawab

Tanggung jawab adalah kewajiban seseorang untuk menyelesaikan tugas yang diberikan dan mempertanggungjawabkan hasilnya.

Contoh:

Koordinator edukasi bertanggung jawab memastikan seluruh sesi edukasi terlaksana sesuai jadwal dan materi.

 

4. Akuntabilitas

Akuntabilitas berarti setiap pelaksana dapat mempertanggungjawabkan proses dan hasil pekerjaannya.

Tugas → Dilaksanakan → Dicatat → Dilaporkan → Dievaluasi

 

V. PRINSIP PEMBAGIAN TUGAS

Pembagian tugas yang baik harus memperhatikan beberapa prinsip.

1. Sesuai kompetensi

Tugas diberikan kepada orang yang mempunyai kemampuan yang sesuai.

2. Jelas

Tugas tidak boleh menggunakan rumusan yang terlalu umum.

Kurang baik:

"Membantu kegiatan promosi kesehatan."

Lebih baik:

"Menyusun materi edukasi tentang pencegahan DBD, melakukan uji coba media, dan mendokumentasikan hasil edukasi."

3. Tidak tumpang tindih

Tugas antaranggota harus saling melengkapi.

4. Proporsional

Beban kerja harus dibagi secara wajar.

5. Memiliki batas waktu

Setiap tugas sebaiknya memiliki target waktu.

6. Memiliki indikator hasil

Setiap tugas perlu diketahui ukuran keberhasilannya.

 

VI. PERBEDAAN TUGAS, WEWENANG, TANGGUNG JAWAB, DAN AKUNTABILITAS

Komponen	Pengertian	Contoh
Tugas	Pekerjaan yang harus dilakukan	Menyusun materi edukasi
Wewenang	Hak mengambil keputusan	Menentukan jadwal edukasi
Tanggung jawab	Kewajiban menyelesaikan pekerjaan	Memastikan edukasi terlaksana
Akuntabilitas	Pertanggungjawaban hasil	Membuat laporan kegiatan

Mahasiswa perlu memahami bahwa:

Tugas tanpa wewenang dapat menyebabkan seseorang sulit bekerja, sedangkan wewenang tanpa tanggung jawab dapat menimbulkan penyalahgunaan kewenangan.

 

VII. RENTANG KENDALI

Rentang kendali (span of control) adalah jumlah orang atau unit yang secara langsung berada di bawah koordinasi seorang pimpinan.

Contoh:

Seorang koordinator memiliki 20 anggota yang semuanya melapor langsung kepadanya.

Hal tersebut berpotensi menyebabkan:

1. koordinasi sulit;
2. komunikasi tidak efektif;
3. pengawasan tidak optimal;
4. pimpinan mengalami beban kerja tinggi.

Solusinya dapat dibuat struktur bertingkat:

                 Ketua

                   │

        ┌──────────┼──────────┐

        │                            │                             │

     Koord. A               Koord. B             Koord. C

       │ │                         │ │                       │ │

       ▼ ▼                      ▼ ▼                     ▼ ▼

    Anggota                  Anggota                 Anggota

 

VIII. SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI

Sentralisasi

Keputusan utama berada pada pimpinan.

Kelebihan:

1. keputusan lebih terkontrol;
2. standar lebih seragam.

Kekurangan:

1. keputusan dapat lebih lambat;
2. anggota kurang memiliki ruang mengambil keputusan.

Desentralisasi

Sebagian kewenangan diberikan kepada unit atau pelaksana.

Kelebihan:

1. keputusan lebih dekat dengan masalah;
2. meningkatkan partisipasi;
3. respons lebih cepat.

Kekurangan:

1. membutuhkan koordinasi;
2. dapat terjadi perbedaan keputusan jika standar tidak jelas.

Dalam promosi kesehatan berbasis masyarakat, desentralisasi terbatas sering diperlukan agar pelaksana dapat menyesuaikan kegiatan dengan kondisi lokal.

 

IX. KOORDINASI DALAM ORGANISASI PROMOSI KESEHATAN

Koordinasi adalah proses menyelaraskan kegiatan berbagai pihak agar bergerak menuju tujuan yang sama.

Bentuk koordinasi

1. Vertikal

Antara pimpinan dan bawahan.

Contoh:

Kepala Puskesmas → Penanggung jawab program → pelaksana.

2. Horizontal

Antara unit atau individu yang memiliki posisi relatif setara.

Contoh:

Promotor kesehatan ↔ petugas gizi ↔ bidan ↔ sanitarian.

3. Lintas sektor

Antara organisasi kesehatan dengan sektor lain.

Contoh:

Puskesmas ↔ sekolah ↔ kelurahan ↔ PKK ↔ masyarakat.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

X. STRUKTUR ORGANISASI PROGRAM PROMOSI KESEHATAN

Salah satu model yang dapat digunakan:

                 PENANGGUNG JAWAB

                 Kepala Puskesmas

                        │

                  KETUA PROGRAM

                 Promosi Kesehatan

                        │

        ┌───────────────┼───────────────┐

        │                                          │                                           │

   Sekretariat                             Koordinator                   Koordinator

                                                Edukasi/KIE                 Pemberdayaan

        │                                          │                                           │

 Administrasi                           Penyuluhan                               Kader

 Dokumentasi                          Media                          Kelompok masyarakat

 Pelaporan                               Komunikasi                             Advokasi

        │                                          │                                          │

        └───────────────┼───────────────┘

                        │

                  Monitoring &

                     Evaluasi

 

XI. CONTOH PEMBAGIAN TUGAS

Program: Kampanye PHBS di Sekolah

Jabatan	Tugas utama	Output
Penanggung jawab	Memberikan arahan dan persetujuan	Kebijakan/program
Ketua	Mengkoordinasikan kegiatan	Rencana kerja
Sekretaris	Administrasi dan dokumentasi	Dokumen kegiatan
Koord. edukasi	Menyiapkan edukasi PHBS	Modul/materi
Koord. media	Membuat poster/video	Media KIE
Koord. kader	Mengorganisasi siswa/kader	Kader aktif
Koord. monitoring	Mengukur pelaksanaan	Laporan monev
Dokumentasi	Mendokumentasikan kegiatan	Foto/video

 

XII. RACI DALAM PEMBAGIAN TUGAS

Mahasiswa Sarjana Terapan Promosi Kesehatan juga perlu diperkenalkan dengan RACI.

Simbol	Makna
R – Responsible	Pihak yang melaksanakan pekerjaan
A – Accountable	Pihak yang bertanggung jawab akhir
C – Consulted	Pihak yang dikonsultasikan
I – Informed	Pihak yang perlu diberi informasi

Contoh: Program Edukasi DBD

Kegiatan	Kaprodi/Manajer	Promotor	Kader	Media	Puskesmas
Analisis masalah	A	R	C	I	C
Penyusunan materi	I	A/R	C	R	C
Pelaksanaan edukasi	I	A/R	R	C	C
Publikasi media	I	A	C	R	I
Evaluasi	A	R	C	I	C

RACI membantu menjawab:

Siapa yang mengerjakan? Siapa yang bertanggung jawab akhir? Siapa yang perlu dikonsultasikan? Siapa yang cukup diberi informasi?

 

XIII. CONTOH KASUS 1

Program Pencegahan DBD di Kelurahan

Situasi

Puskesmas menemukan peningkatan kasus DBD di sebuah kelurahan. Program pemberantasan sarang nyamuk sudah dilakukan, tetapi hasilnya belum optimal.

Dalam rapat diketahui:

1. promotor kesehatan melakukan penyuluhan;
2. kader melakukan pemeriksaan jentik;
3. kelurahan mengeluarkan surat edaran;
4. RT/RW menggerakkan warga;
5. sekolah melakukan edukasi kepada siswa.

Namun, masing-masing pihak bekerja sendiri-sendiri.

Masalah organisasi

1. Tidak ada ketua tim yang jelas.
2. Tugas tidak terdokumentasi.
3. Jadwal kegiatan berbeda.
4. Data kader tidak terintegrasi.
5. Tidak ada mekanisme evaluasi bersama.

Pertanyaan untuk mahasiswa

1. Bagaimana struktur organisasi yang tepat?
2. Siapa yang sebaiknya menjadi koordinator?
3. Bagaimana pembagian tugasnya?
4. Bagaimana mekanisme koordinasi?
5. Indikator apa yang digunakan untuk mengevaluasi keberhasilan?

 

XIV. CONTOH KASUS 2

Program Pencegahan Anemia Remaja Putri

Sebuah sekolah melaksanakan program pencegahan anemia.

Tim terdiri atas:

1. guru;
2. petugas Puskesmas;
3. mahasiswa;
4. kader kesehatan sekolah;
5. OSIS;
6. orang tua.

Masalah yang muncul:

Guru menganggap mahasiswa bertanggung jawab terhadap edukasi, mahasiswa menganggap guru yang mengatur siswa, sedangkan kader mengira mereka hanya bertugas membagikan tablet tambah darah.

Analisis

Masalah utama bukan semata-mata kurangnya tenaga, tetapi ketidakjelasan tugas dan tanggung jawab.

Solusi

Buat pembagian tugas:

Pihak	Tugas
Puskesmas	Konsultasi teknis dan monitoring
Guru	Koordinasi sekolah
Mahasiswa	Edukasi dan media
Kader	Pengingat dan mobilisasi
OSIS	Kampanye sebaya
Orang tua	Dukungan di rumah

 

XV. CONTOH KASUS 3

Program PHBS di Desa

Desa ingin meningkatkan praktik PHBS.

Tim terdiri atas:

1. kepala desa;
2. bidan desa;
3. promotor kesehatan;
4. kader;
5. PKK;
6. tokoh masyarakat;
7. karang taruna.

Permasalahan

Semua anggota mengatakan:

"Saya siap membantu."

Namun ketika kegiatan dimulai, tidak ada yang mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas:

1. pendataan;
2. edukasi;
3. media;
4. mobilisasi;
5. dokumentasi;
6. monitoring.

Tugas mahasiswa

Susun:

1. Struktur organisasi.
2. Job description.
3. Matriks pembagian tugas.
4. Alur koordinasi.
5. Indikator keberhasilan.

 

XVI. CONTOH KASUS 4

Promosi Kesehatan Pasien Stroke di Rumah Sakit

Rumah sakit ingin meningkatkan edukasi pasien dan keluarga tentang pencegahan stroke berulang.

Pihak yang terlibat:

1. dokter;
2. perawat;
3. ahli gizi;
4. fisioterapis;
5. apoteker;
6. promotor kesehatan;
7. keluarga pasien.

Masalah

Semua memberikan edukasi, tetapi:

1. materi berbeda;
2. waktu edukasi tidak terkoordinasi;
3. pasien mendapatkan informasi yang berulang;
4. beberapa informasi tidak terdokumentasi.

Analisis mahasiswa

Masalah tersebut menunjukkan perlunya:

struktur → pembagian fungsi → koordinasi → SOP → dokumentasi → monitoring.

Promotor kesehatan dapat berperan sebagai koordinator edukasi lintas profesi, sesuai mandat dan kewenangan institusi.

 

XVII. CONTOH KASUS 5

Program Promosi Kesehatan di Kampus

Mahasiswa membentuk tim untuk kampanye:

"Kampus Sehat Tanpa Rokok."

Anggota terdiri atas 15 mahasiswa.

Ketua langsung membagi tugas kepada seluruh 14 anggota.

Setelah dua minggu:

1. ketua kesulitan memantau pekerjaan;
2. beberapa anggota tidak aktif;
3. dua anggota membuat desain yang sama;
4. tidak ada yang bertanggung jawab mencari data;
5. laporan terlambat.

Analisis

Masalah dapat terjadi karena:

1. rentang kendali terlalu luas;
2. pembagian tugas tidak spesifik;
3. tidak ada koordinator bidang;
4. indikator pekerjaan tidak jelas.

Perbaikan

                     Ketua

                       │

       ┌───────────────┼───────────────┐

       │                                          │                                           │

    Edukasi                               Media                                Lapangan

       │                                          │                                           │

    4 orang                                4 orang                               4 orang

                       │

                 Dokumentasi

                   2 orang

 

XVIII. LATIHAN KELOMPOK

Tugas

Mahasiswa dibagi menjadi kelompok 5–7 orang.

Setiap kelompok memilih satu program:

1. Pencegahan DBD.
2. Pencegahan stunting.
3. Pencegahan anemia remaja.
4. PHBS.
5. Kawasan Tanpa Rokok.
6. Imunisasi.
7. Pencegahan hipertensi.
8. Promosi kesehatan mental remaja.

Produk yang harus dibuat

Setiap kelompok menyusun:

A. Struktur organisasi

B. Job description setiap posisi

C. Matriks pembagian tugas

D. Alur koordinasi

E. Matriks RACI

F. Indikator keberhasilan

 

Pertanyaan reflektif

"Jika semua anggota tim merasa bertanggung jawab terhadap program, tetapi tidak ada seorang pun yang memiliki tanggung jawab akhir, apa yang kemungkinan terjadi?"

Jawaban yang diharapkan:

Akuntabilitas menjadi tidak jelas dan pengambilan keputusan dapat terhambat.

 

XIX. RANGKUMAN

Hal penting yang perlu diingat mahasiswa:

Struktur organisasi menentukan hubungan kerja, sedangkan pembagian tugas menentukan siapa melakukan apa.

Lima komponen penting:

Struktur → Tugas → Wewenang → Tanggung Jawab → Koordinasi

Struktur yang baik harus:

1. sederhana;
2. jelas;
3. sesuai tujuan;
4. sesuai kompetensi;
5. tidak tumpang tindih;
6. memiliki jalur koordinasi;
7. memiliki mekanisme pelaporan;
8. dapat dievaluasi.

 

XX. 10 SOAL PILIHAN GANDA

Soal 1

Fungsi utama struktur organisasi dalam program promosi kesehatan adalah....

A. Menambah jumlah tenaga kesehatan
B. Menentukan jumlah anggaran program
C. Memperjelas hubungan kerja, tugas, wewenang, dan tanggung jawab
D. Mengurangi kegiatan promosi kesehatan
E. Menggantikan fungsi kepemimpinan

Soal 2

Seorang koordinator program memberikan tugas kepada anggota untuk menyusun media edukasi, tetapi anggota tersebut tidak diberikan kewenangan untuk menentukan bentuk media. Kondisi tersebut menunjukkan masalah pada aspek....

A. Delegasi wewenang
B. Rekrutmen
C. Dokumentasi
D. Evaluasi
E. Supervisi

Soal 3

Dalam program pencegahan DBD, kader bertugas melakukan pemeriksaan jentik, promotor kesehatan melakukan edukasi, dan petugas surveilans mengolah data kasus. Pembagian tersebut terutama menunjukkan prinsip....

A. Sentralisasi
B. Pembagian kerja berdasarkan fungsi
C. Pengurangan wewenang
D. Penghapusan koordinasi
E. Rotasi jabatan

Soal 4

Seorang ketua program memiliki 20 anggota yang semuanya melapor langsung kepadanya. Akibat yang paling mungkin terjadi adalah....

A. Koordinasi selalu lebih cepat
B. Pengawasan menjadi lebih mudah
C. Rentang kendali menjadi terlalu luas
D. Pembagian tugas otomatis menjadi lebih jelas
E. Akuntabilitas meningkat secara otomatis

Soal 5

Dalam konsep RACI, Responsible berarti....

A. Pihak yang memberikan persetujuan akhir
B. Pihak yang menerima informasi
C. Pihak yang dimintai konsultasi
D. Pihak yang melaksanakan pekerjaan
E. Pihak yang mengevaluasi organisasi

Soal 6

Dalam suatu program promosi kesehatan, dua orang mengerjakan penyusunan poster, sementara tidak ada orang yang bertugas mengumpulkan data sasaran. Masalah tersebut terutama menunjukkan....

A. Struktur terlalu desentralisasi
B. Tumpang tindih pembagian tugas
C. Wewenang terlalu besar
D. Rentang kendali terlalu sempit
E. Koordinasi vertikal terlalu kuat

Soal 7

Program promosi kesehatan melibatkan promotor kesehatan, kader, sekolah, kelurahan, dan organisasi masyarakat. Agar kegiatan berjalan efektif, diperlukan....

A. Penghapusan pembagian tugas
B. Satu orang melakukan semua pekerjaan
C. Koordinasi lintas sektor yang jelas
D. Pengurangan jumlah mitra
E. Sentralisasi seluruh kegiatan

Soal 8

Kepala Puskesmas memberikan kewenangan kepada koordinator promosi kesehatan untuk mengatur jadwal edukasi dan mengoordinasikan kader. Tindakan tersebut merupakan contoh....

A. Delegasi wewenang
B. Eliminasi tugas
C. Sentralisasi penuh
D. Pengurangan tanggung jawab
E. Rotasi organisasi

Soal 9

Dalam program promosi kesehatan rumah sakit, dokter, perawat, ahli gizi, dan promotor kesehatan memberikan edukasi kepada pasien, tetapi materi yang diberikan berbeda-beda. Intervensi manajerial yang paling tepat adalah....

A. Mengurangi jumlah profesi yang terlibat
B. Membuat pembagian tugas dan mekanisme koordinasi edukasi
C. Menyerahkan seluruh edukasi kepada pasien
D. Menghapus dokumentasi edukasi
E. Membebaskan setiap profesi memberikan materi masing-masing

Soal 10

Suatu tim promosi kesehatan telah membagi tugas dengan baik. Namun, tidak ada pihak yang bertanggung jawab terhadap hasil akhir program. Konsekuensi utama kondisi tersebut adalah....

A. Struktur organisasi menjadi lebih fleksibel
B. Akuntabilitas menjadi tidak jelas
C. Rentang kendali menjadi lebih kecil
D. Koordinasi otomatis meningkat
E. Delegasi menjadi lebih efektif