PENCATATAN DAN PELAPORAN DALAM KESEHATAN MASYARAKAT
1.1
Pengertian pencatatan
Pencatatan
adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu aktivitas dalam bentuk
tulisan. Pencatatan dilakukan diatas kertas,disket, pita nama dan pita film.
Bentuk catatan dapat berupa tulisan, grafik, gambar dan suara (syahlan : 253).
Sedangkan
setiap kegiatan yang dilakukan diakhiri dengan pembuatan laporan. Laporan
adalah catatan yang memberikan informasi tentang kegiatan tertentu dan hasilnya
yang disampaikan ke pihak yang berwenang atau berkaitan dengan kegiatan
tersebut (syahlan : 256).
Pencatatan
dan pelaporan adalah indikator keberhasilan suatu kegiatan. Tanpa ada
pencatatan dan pelaporan, kegiatan atau program apapun yang dilaksanakan tidak
akan terlihat wujudnya. Output dari pencatatan dan pelaporan ini adalah sebuah
data dan informasi yang berharga dan bernilai bila menggunakan metode yang
tepat dan benar. Jadi, data dan informasi merupakan sebuah unsur terpenting
dalam sebuah organisasi, karena data dan informasilah yang berbicara tentang
keberhasilan atau perkembangan organisasi tersebut.
Sistem
Pencatatan secara umum terbagi dalam 2 (dua) bagian, yaitu Sistem
PencatatanTradisional dan Sistem Pencatatan Non-Tradisional.
Sistem
Pencatatan Tradisional adalah system pencatatan yang memiliki catatan
masing-masing dari setiap profesi atau petugas kesehatan, dimana dalam sistem
ini masing-masing disiplin ilmu (Dokter, Bidan, Perawat, Epidemiolog, Ahli Gizi
dsb) mempunyai catatan sendiri – sendiri secara terpisah. Keuntungan system ini
adalah pencatatan dapat dilakukan secara lebih sederhana. Kelemahan system ini
adalah data tentang kesehatan yang terkumpul kurang menyeluruh, koordinasi
antar petugaskesehatan tidak ada dan upaya pelayanan kesehatan secara menyeluruh
dan tuntassulit dilakukan.
Sistem
Pencatatan Non-Tradisional adalah Pencatatan yang berorientasi pada Masalah
(Problem Oriented Record /POR). Keuntungan system ini adalah kerjasama antar
tim kesehatan lebih baik dan menunjang mutu pelayanan kesehatan secara
menyeluruh.Setiap petugas kesehatan dituntut untuk membuat pencatatan tentang
data kesehatan sebaik mungkin.
Berdasarkan pengertian-pengertian tersebut, maka
dapat pula disimpulkan bahwa pencatatan dan pelaporan merupakan :
1.
Suatu kegiatan mencatat dengan berbagai alat/media tentang data
kesehatan yangdiperlukan sehingga terwujud tulisan yang bias dibaca dan
dapahami isinya.
2.
Salah satu kegiatan administrasi kesehatan yang harus dikerjakan
dandipertanggungjawabkan oleh petugas kesehatan.
3. Kumpulan
Informasi kegiatan upaya pelayanan kesehatan yang berfungsi sebagaialat/sarana
komunikasi yang penting antar petugas kesehatan.
Puskesmas
merupakan ujung tombak sumber data kesehatan khususnya bagi dinas kesehatan
kota dan Sitem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas juga merupakan
fondasi dari data kesehatan. Sehingga diharapkan terciptanya sebuah informasi
yang akurat, representatif dan reliable yang dapat dijadikan pedoman dalam
penyusunan perencanaan kesehatan. Setiap program akan menghasilkan data. Data
yang dihasilkan perlu dicatat, dianalisis dan dibuat laporan. Data yang
disajikan adalah informasi tentang pelaksanaan progam dan perkembangan masalah
kesehatan masyarakat. Informasi yang ada perlu dibahas, dikoordinasikan,
diintegrasikan agar menjadi pengetahuan bagi semua staf puskesmas.
Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas
mencakup 3 hal:
(1)
pencatatan, pelaporan, dan pengolahan;
(2)
analisis; dan
(3)
pemanfaatan.
Pencatatan
hasil kegiatan oleh pelaksana dicatat dalam buku-buku register yang berlaku
untuk masing-masing program. Data tersebut kemudian direkapitulasikan ke dalam
format laporan SP3 yang sudah dibukukan. Koordinator SP3 di puskesmas menerima
laporan-laporan dalam format buku tadi dalam 2 rangkap, yaitu satu untuk arsip
dan yang lainnya untuk dikirim ke koordinator SP3 di Dinas Kesehatan Kabupaten.
Koordinator SP3 di Dinas Kesehatan Kabupaten meneruskan ke masing-masing
pengelola program di Dinas Kesehatan Kabupaten. Dari Dinas Kesehatan Kabupaten,
setelah diolah dan dianalisis dikirim ke koordinator SP3 di Dinas Kesehatan
Provinsi dan seterusnya dilanjutkan proses untuk pemanfaatannya. Frekuensi
pelaporan sebagai berikut: (1) bulanan; (2) tribulan; (3) tahunan. Laporan
bulanan mencakup data kesakitan, gizi, KIA, imunisasi, KB, dan penggunaan
obat-obat. Laporan tribulanan meliputi kegiatan puskesmas antara lain kunjungan
puskesmas, rawat tinggal, kegiatan rujukan puskesmas pelayanan medik kesehatan
gigi. Laporan tahunan terdiri dari data dasar yang meliputi fasilitas
pendidikan, kesehatan lingkungan, peran serta masyarakat dan lingkungan
kedinasan, data ketenagaan puskesmas dan puskesmas pembantu. Pengambilan
keputusan di tingkat kabupaten dan kecamatan memerlukan data yang dilaporkan
dalam SP3 yang bernilai, yaitu data atau informasi harus lengkap dan data
tersebut harus diterima tepat waktu oleh Dinas Kesehatan Kabupaten, sehingga
dapat dianalisis dan diinformasikan (Santoso, 2008).
Untuk
pengembangan efektifitas Sistem Informasi Manajemen Puskesmas, standar mutu (Input,
Proses, Lingkungan dan Output) perlu dikaji dan dirumuskan
kembali, masing-masing komponen terutama proses pencatatan dan pelaporannya
perlu ditingkatkan.
1.2 Metode Penelitian Dalam Pencatatan Dan
Pelaporan
Penelitian
ini merupakan penelitian deskriptif, dengan rancangan studi kasus dengan
menggunakan metode kualitatif, maksudnya adalah untuk menggali informasi
sebanyak-banyaknya dan secara detail pada proses pelaksanaan sistem pencatatan
dan pelaporan puskesmas.
1.
Manfaat
pencatatan adalah sebagai berikut :
1. Memberi
informasi tentang keadaan masalah atau kegiatan
2. Sebagai
bukti dari suatu kegiatan atau peristiwa
3. Bahan
proses belajar dan bahan penelitian
4. Sebagai
pertanggungjawaban
5. Bahan
pembuatan laporan
6. Perencanaan,
pelaksaan, dan evaluasi
7. Bukti
hukum
8. Alat
komunikasi dalam penyampaian pesan serta mengingatkan kegiatan peristiwa
khusus.
2.
Bentuk
pencatatan berdasarkan isi meliputi :
1.
Catatan tradisional : berisi hal-hal yang
didengar dan dilakukan oleh pencatat secara tidak sistematis, tidak lengkap dan
biasanya berupa catatan harian.
2.
Catatan sistematis : menggambarkan pola
keadaan, masalah dan langkah pemecahan masalah.
·
Batasan dari pencatatan dan pelaporan adalah
sebagai berikut :
·
Pencatatan dan pelaporan penyelenggaraan tiap
kegiatan bagi tenaga kesehatan adalah melakukan pencatatan data penyelenggaraan
tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan dan melaporkan data tersebut kepada
instansi yang berwenang berupa laporan lengkap pelaksanaan kegiatan dengan
menggunakan format yang ditetapkan
- Pencatatan
dan pelaporan rekapitulasi kegiatan tiap triwulan adalah melakukan
pencatatan data pada semua kegiatan dalam satu triwulan berjalan dan
melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi kegiatan triwulanan
kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang ditetapkan.
·
Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi
kegiatan yang diselenggarakan setiap triwulan dan tiap tahun adalah pencatatan
data untuk semua kegiatan dalam satu triwulan dan satu tahun berjalan, serta
melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi data kegiatan triwulanan dan
tahunan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang telah
ditetapkan.
1.3 Macam-macam Pencatatan
Model naratif atau narasi.
Sering di sebut tekhnik pencatatan yang
berorientasi pada sumber data.
·
Keuntungan:
1. Sudah
di kenal
2. Udah
di kombinasikan dengan cara dokumentasi lain
3. Jika
di tulis dengan tepat bisa mencakup seluruh keadaan pasien
4. Mudah
di tulis
·
Kekurangan
1. Tidak
terstruktur dan simpang siur datanya.
2. Perlu
banyak waktu
3. Terbatas
dengan kemampuan pelayanan kesehatan
4. Informasi
sulit untuk jangka panjang
Naratif
adalah model lama, tradisional yang paling fleksible. Sistem pencatatan naratif
cara penulisannya mengikuti dengan ketat urutan kejadian atau kronologis.
Dengan cara naratif ini tiap institusi mempunyai kebijakan sendiri dalam sistem
pencatatan.
Pengelolaan
1.
Pencatatan
Semua
kegiatan pokok baik didalam maupun diluar gedung puskesmas, puskesmas pembantu,
dan bidan didesa harus dicatat. Untuk memudahkan dapat menggunakan formulir
standar yang ditetapkan dalam SP2TP. Jenis formulir standar yang digunakan
dalam pencatatan adalah sebagai berikut
·
Rekam Kesehatan Keluarga (RKK)
Kegunaan untuk mengikuti keadaan kesehatan
dan gambaran penyakit di suatu keluarga. Penggunaan dalam anggota keluarga yang
mengindap salah satu penyakit misalnya penderita TBC paru,Kusta, keluarga
resiko tinggi yaitu ibu hamil resiko tinggi. Dalam pelaksanaannya keluarga yang
menggunakan RKK diberi alat bantu Kartu Tanda Pengenal Keluarga(KTPK) untuk
memudahkan pencarian berkas pada saat melakukan kunjungan ulang.
·
Kartu rawat jalan
Kartu rawat jalan atau lebih dikenal dengan
kartu rekam medik pasien merupakan kartu untuk pencatatan identitas dan status
pasien rawat jalan yang berkunjung ke puskesmas.
·
Kartu indeks penyakit
Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas
pasien , riwayat dan perkembangan penyakit. Kartu indeks penyakit diperuntukkan
khusus penderita penyakit TBC, paru, dan kusta.
·
Kartu Ibu
Merupakan alat bantu untuk mengetahui
identitas, status kesehatan dan riwayat kehamilan sampai kelahiran.
·
Kartu anak
Merupakan alat bantu untuk mencatat
identitas, status kesehatan, pelayanan preventif, promotif, kuratif, dan
rehabilitative yang di berikan kepada balita dan anak pra sekolah.
·
KMS balita, anak sekolah
Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas
pelayanan dan pertumbuhan yang di peroleh balita dan sekolah.
·
KMS ibu hamil
Merupakan alat untuk mengetahui identitas dan
mencatat perkembangan kesehatan ibu hamil dan pelayanan kesehatan yang di
terima ibu hamil.
·
KMS usia lanjut(USILA)
Merupakan alat untuk mencatat kesehatan usia
lanjut secara pribadi baik fisik maupun psikososial dan di gunakan untuk
memantau kesehatan, deteksi dini penyakit, dan evaluasi kemajuan kesehatan
USILA.
·
Register
Merupakan formulir untuk mencatat dan merekap
data kegiatan baik di dalam maupun di luar gedung puskesmas, yang telah di
catat di kartu dan catatan lainnya Ada beberapa jenis register sebagai berikut:
1. Nomor indeks pengunjung puskesmas
2. Rawat jalan
3. Register kunjungan
4. Register rawat inap
5. Register KIA dan KB
6. Register kohort ibu dan balita
7. Register deteksi dini tumbuh kembang dan
gizi
8. Register penimbangan balita
9. Register imunisasi
10. Register gizi
11. Register kapsul beryodium
12. Register anak sekolah
13. Sensus harian kunjungan, kegiatan KIA,
imunisasi , dan penyakit.
Adapun
kriteria system pencatatan data kesehatan yang baik mencakup hal – hal di bawah
ini:
a. Pencatatan
Harus Sistematis, Jelas, Ringkas dan mengacu pada responpasien terhadap kejadian penyakit atau intervensi
yang diberikan.
b. Ditulis
dengan Baik dan menghindari kesalahan.
c. Tepat
Waktu, ditulis segera setelah tindakan/kegiatan dilakukan.
d. Ditulis
secara Terperinci mencakup What, Why, When, Where, Whoand How
e. Menghindari
kata-kata yang sulit diukur
f. Mencantumkan
nama jelas dan tanda tangan setelah melakukanpencatatan.
2.
Pelaporan
Pelaporan
merupakan cara komunikasi petugas kesehatan yang dapat dilakukan baiksecara
tertulis maupun lisan tentang hasil dari suatu kegiatan atau intervensi yang
telahdilaksanakan.
a.
Laporan
Lisan
1) Kelemahan:
Kemungkinan yang dilaporkan hanyalah hal-hal yangbaik-baik saja dan bersifat
subyektif.
2) Keuntungan:
Hasil dari kegiatan/intervensi yang telah dilakukandan data yang telah
terkumpul dapat segera ditindaklanjuti dalamwaktu yang lebih cepat.
b.
Laporan
Tertulis
1) Kelemahan:
memakan waktu dan biaya yang lebih.
2) Keuntungan:
bisa lebih bersifat Objektif dan lebih terperinci sertapelaporan dapat bersifat
positif maupun negative.
1.4
Pencatatan dan Pelaporan menurut POTTER dan PERRY adalah :
1.
Komunikasi
Sebagai alat komunikasi yang efektif antar
petugas kesehatansehingga kesinambungan informasi dan upaya pelayanan kesehatan
dapat tercapai.
2.
Pendidikan
Sebagai informasi tentang gambaran penyakit
atau masalahkesehatan dan pemecahannya
3.
Pengalokasian Dana
Dapat digunakan untuk merencanakan tindakan
dankegiatan yang tepat dengan dana yang tersedia.
4.
Evaluasi
Sebagai dasar ntuk melakukan evaluasi
terhadap hasil intervensi yangdiberikan.
5.
Dokumen yang Sah
Sebagai bukti nyata dan legal yang dapat
digunakan biladidapatkan adanya penyimpangan serta bila diperlukan untuk
keperluan pengadilan.
6.
Jaminan Mutu
Dapat memberikan jaminan kepada masyarakat
terhadap mutulayanan kesehatan yang diberikan.
7.
Penelitian
Merupakan sumber data yang sangat bemanfaat
untuk kepentinganpenelitian atau riset.
8.
Analisis
Merupakan dasar analisis masalah kesehatan
pada individu, keluargamaupun masyarakat.
9.
Feed Back
Dapat digunakan sebagai umpan balik dalam
rangka meningkatkanpelayanan kesehatan kepada masyarakat.
3.
Pelaksanaan
1) Pencatatan
dengan menggunakan format
a. Family
folder
b. Buku
register
1) Rawat
jalan dan rawat inap
2) Penimbangan
3) Kohort
ibu.
4) Kohort anak
5) Persalinan
6) Laboratorium
7) Pengamatan
penyakit memar
8) Imunisasi
9) PKM
c. Kartu
indeks penyakit ( kelompok penyakit )
d. Kartu
perusahaan
e. Kartu
murid
f. Sensus
harian (penyakit dan kegiatan puskesmas mempermudah pembuatan laporan
4. Pelaporan
Jenis dan periode laporan :
a. Bulanan
1) Data
kesakitan
2) Data
kematian
3) Data
operasional (gizi, imunisasi, KIA, KB, dsb)
4) Data
managemen obat
b. Triwulan
1) Data kegiatan
puskesmas
c. Tahunan
1) Umum dan
fasilitas
2) Saran
3) Tenaga
DAFTAR PUSTAKA
Http//www.pharmasindo.com/Details.asp?ID=02121609015&Cat=News
Puji Heni w, Mc irahan, Indriyani Anis, Yumei
Ns. Dasar-dasar ilmu kesehatan masyarakat dalam kebidanan. Jogyakarta:
Titramaya 2009
Mubarak Iqbal wahid, Ilmu kesehatan
masyarakat. Jakarta: Salemba Medika 2012
Syafrudin, 2009, Ilmu Kesehatan Masyarakat Untuk Bidan, Trans Info Media, Jakarta
Yulifah Rita, Johan Tri,
Yuswanto Agus. Asuhan kebidanan komunitas. Jakarta: Salemba Medika, 2012
Tidak ada komentar:
Posting Komentar